Cases · Houwsteel B.V.
Een AI-gedreven CRM voor een staalhandel met klanten van Rotterdam tot Qatar
Klantkennis zat in mailboxen en in iemands hoofd. Nu haalt het systeem tien jaar mailhistorie binnen, analyseert het per klant met AI en maakt het elke maandag een lijstje van wie er nu staal nodig heeft.
Een staalhandel met vier mensen en klanten van Rotterdam tot Qatar had geen CRM-probleem. Ze hadden een geheugenprobleem.
Klantkennis zat in mailboxen en in iemands hoofd. Wie negen maanden niets bestelde, viel stil zonder dat iemand het merkte. En de voorbereiding van een buitenlandse reisweek was handwerk: LinkedIn afstruinen, nieuwssites lezen, hopen dat je niemand vergat.
De opdracht
Het probleem was niet “we hebben een CRM nodig”, maar drie concrete pijnpunten:
- Klanten verdwenen uit beeld. Wie al negen maanden niets had besteld, viel gewoon stil.
- Nieuwe klanten vinden was handwerk. Elke reisweek begon met dagen zoekwerk.
- Het bestaande order- en offertesysteem was verouderd en stond los van alles.
Er is geen kant-en-klaar pakket dat dit dekt op de manier die bij deze markt en dit team past. Daarom heb ik de opdracht in fasen geknipt, elk met een eigen prijs en een eigen beslismoment. Na elke fase kon de klant stoppen.
| Fase | Doorlooptijd | Status |
|---|---|---|
| Centraal klantensysteem | 6 tot 8 weken | Live |
| Nieuwe klanten vinden | 8 tot 10 weken | Live |
| Nieuw bestelsysteem | in overleg | Klikbaar prototype |
Wat er is gebouwd
Fase 1, het geheugen. Volledige e-mailsynchronisatie met Microsoft 365, over meerdere postvakken. Per klant een AI-analyse door Claude: samenvatting, klantstatus, geschatte waarde en een opvolgvlag, met de redenering zichtbaar erbij. Geen zwarte doos. Stiltedetectie die afgaat op het laatste inkomende contact, niet op eigen verzonden mail. Bezoeknotities inspreken op de telefoon en als dossierregel terugvinden. Een nieuwsbriefmodule per land, met automatische reactiemeting.
Fase 2, de leadmachine. Verrijking van bedrijven en contacten via LinkedIn, met een undo-snapshot op elke verrijking. Een offshore-nieuwsscan die artikelen door Claude laat lezen op bedrijfsnamen en projectsignalen. Monitoring van LinkedIn-posts met relevantiescoring. Alles komt samen in één tijdlijn en een weekoverzicht: het maandagochtendlijstje van wie er nu waarschijnlijk staal nodig heeft.
Fase 3, het bestelsysteem. Begonnen met een klikbaar offerteprototype met de echte artikelen en logica van de klant. Met een ingebouwd feedbackveld, zodat de backoffice zelf kon opschrijven wat er miste. Voordat er één regel productiecode was geschreven.
Hoe het is gebouwd
Dit is het deel dat deze case onderscheidt van “ik heb een app gebouwd”. Het project draait onder een expliciet kwaliteitsregime, gebaseerd op ISO/IEC 25010 en ISO/IEC/IEEE 42010:
- 30 architectuurbeslissingen vastgelegd in ADR’s. Elke schemawijziging vereist er een.
- 635 unittests en een CI-poort met vijf verplichte checks voor elke merge.
- Een eigen architectuuraudit gaf 51 van de 100. Toen kwam er een stop op nieuwe features tot de score op 83 stond. Dat logboek kan ik laten zien.
- Gescheiden rollen. Bouwen en auditen gebeuren in aparte sessies.
Wat dit bewijst
Vraag me niet of een freelancer dit aankan. Vraag me hoe ik het heb geborgd. Dit is geen belofte dat er nooit iets misgaat. Het is een systeem dat het zichtbaar maakt als het misgaat.
Bedrijfsresultaten (teruggewonnen klanten, orders uit de nieuwsscan) worden gemeten en zijn nog niet in deze case opgenomen. Wat hier staat is bewijs van vakmanschap, niet van effect. Dat verschil ziet een goede inkoper.
